1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Ingenieurbüro Kim Albrecht
Kim Albrecht
Dorfstraße 49
21493 Fuhlenhagen

Telefon: 04156 66 44 933
E-Mail: k.albrecht@i-ka.de
Internet: www.i-ka.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Interessenten, Kunden, Auftraggebern, Eigentümern, Bewohnern, Projektbeteiligten, Geschäftspartnern und sonstigen Kontaktpersonen, soweit dies zur Bearbeitung von Anfragen, zur Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung, zur Erbringung unserer Ingenieur- und Beratungsleistungen, zur Projektbearbeitung, Kommunikation und Abrechnung oder zur Erfüllung gesetzlicher und förderrechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:

• Name, Anschrift und Kontaktdaten,
• Objekt- und Gebäudedaten,
• Eigentums- und Nutzungsverhältnisse,
• Vertrags-, Projekt- und Abrechnungsdaten,
• Fotos, Pläne, Zeichnungen und sonstige Projektunterlagen,
• Angaben zu Gebäudehülle, Heizungs- und Anlagentechnik sowie Energieverbräuchen,
• Bank- und Zahlungsdaten,
• Geburtsdatum und Steueridentifikationsnummer, soweit für ein Förderverfahren erforderlich,
• Angaben zu Einkommen und Haushaltsverhältnissen, soweit diese zur Prüfung oder Abwicklung einer Förderung erforderlich sind,
• Kommunikationsinhalte sowie sonstige im Rahmen eines Auftrags zur Verfügung gestellte Informationen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung.

Soweit wir gesetzliche Verpflichtungen erfüllen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, insbesondere zur Organisation und Dokumentation unserer Geschäftstätigkeit, Projektabwicklung, IT-Sicherheit sowie zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit wir eine Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

3. Energieberatung und Förderverfahren

Im Rahmen von Energieberatungen sowie der Prüfung, Vorbereitung, Beantragung, Begleitung und Nachweisführung von Fördermaßnahmen verarbeiten wir die für die jeweilige Leistung erforderlichen personenbezogenen und objektbezogenen Daten.

Soweit dies für die beauftragte Leistung oder das jeweilige Förderverfahren erforderlich ist, können Daten insbesondere an folgende Stellen übermittelt werden:

• Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA),
• Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW),
• Deutsche Energie-Agentur GmbH (dena),
• sonstige zuständige Förderstellen, Behörden und öffentliche Stellen sowie
• von diesen Stellen bereitgestellte oder eingesetzte Portale und IT-Systeme.

Die Übermittlung erfolgt nur in dem für das jeweilige Verfahren erforderlichen Umfang.

4. Individueller Sanierungsfahrplan (iSFP)

Für die Erstellung individueller Sanierungsfahrpläne werden Gebäude-, Bilanzierungs-, Anlagen- und Projektdaten in einer hierfür zugelassenen Bilanzierungssoftware verarbeitet und an die darin integrierte iSFP-Druckapplikation übergeben.

Die Erstellung eines iSFP führt nicht automatisch zur Übermittlung des vollständigen Sanierungsfahrplans an das BAFA.

Im Rahmen einer geförderten Energieberatung werden die für Antragstellung und Verwendungsnachweis erforderlichen Daten an das BAFA übermittelt. Der vollständige iSFP und weitere Beratungsunterlagen werden insbesondere dann übermittelt, wenn dies im Rahmen einer Stichproben- oder Qualitätskontrolle durch das BAFA verlangt wird.

5. Energieausweise

Bei der Erstellung von Energieausweisen verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Gebäude-, Verbrauchs-, Anlagen- und gegebenenfalls personenbezogenen Daten.

Für ausgestellte Energieausweise wird entsprechend den gesetzlichen Vorgaben eine Registriernummer bei der zuständigen Registrierstelle des Deutschen Instituts für Bautechnik (DIBt) beantragt. Hierfür werden die gesetzlich vorgesehenen Registrierungsdaten übermittelt.

Im Rahmen gesetzlicher Stichprobenkontrollen können Kontrolldateien sowie auf Anforderung weitere Daten und Unterlagen an das DIBt oder die zuständige Kontrollstelle übermittelt werden.

Kopien ausgestellter Energieausweise sowie die zu deren Ausstellung verwendeten Daten und Unterlagen werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für mindestens zwei Jahre ab Ausstellungsdatum aufbewahrt. Soweit andere gesetzliche, vertragliche oder haftungsrechtliche Gründe eine längere Speicherung erfordern, bleiben diese unberührt.

6. Fachsoftware Hottgenroth

Für energetische Berechnungen, Energieberatungen, Heizlastberechnungen, Sanierungsfahrpläne, Energieausweise und weitere Fachleistungen setzen wir Software der Hottgenroth Software AG ein.

Die eigentliche Fachsoftware und die darin angelegten Projektdateien werden überwiegend lokal auf unseren IT-Systemen verarbeitet.

Soweit Funktionen der Software eine Übertragung an andere Anwendungen, Cloud-Dienste, mobile Erfassungsanwendungen, Förderstellen, Behörden oder Registrierstellen erfordern, werden die hierfür notwendigen Daten über die jeweiligen Schnittstellen verarbeitet bzw. übertragen.

Bei Nutzung cloudbasierter Funktionen oder mobiler Hottgenroth-Anwendungen können personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung durch Hottgenroth verarbeitet werden.

7. Microsoft 365 und elektronische Projektablage

Für Dokumentenbearbeitung, Projektorganisation, Dateiablage, Kommunikation und Zusammenarbeit nutzen wir Microsoft 365.

Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Zum Einsatz kommen insbesondere SharePoint Online, OneDrive, Outlook, Word, Excel, OneNote und Planner. Projekt- und Kundendokumente können insbesondere in SharePoint Online und OneDrive gespeichert werden.

Hierbei können unter anderem Kontaktdaten, E-Mails, Termine, Dokumente, Projektdateien, Aufgaben und sonstige Geschäftsdaten verarbeitet werden.

Microsoft verarbeitet entsprechende Kundendaten im Rahmen der vertraglich vereinbarten Auftragsverarbeitung. Soweit Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies nach Maßgabe der hierfür geltenden datenschutzrechtlichen Garantien.

8. E-Mail-Kommunikation

Für unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation nutzen wir Microsoft Outlook sowie E-Mail- und Hostingdienste von IONOS und gegebenenfalls Microsoft 365.

Anbieter von IONOS-Diensten ist die IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur.

Bei der E-Mail-Kommunikation werden insbesondere E-Mail-Adressen, Absender- und Empfängerdaten, Datum und Uhrzeit, Betreff, Nachrichteninhalt sowie gegebenenfalls Anhänge verarbeitet.

E-Mails und Anhänge können im Rahmen der Projektbearbeitung zusätzlich in der elektronischen Projektablage gespeichert werden.

Besonders vertrauliche oder umfangreiche Unterlagen können nach vorheriger Abstimmung über andere geeignete Übertragungswege bereitgestellt werden.

9. Microsoft Copilot und KI-Funktionen von Microsoft

Zur Unterstützung unserer Tätigkeit können wir innerhalb unserer geschäftlichen Microsoft-365-Umgebung Microsoft Copilot und weitere von Microsoft bereitgestellte KI-Funktionen einsetzen.

Diese können insbesondere zur Suche, Strukturierung, Zusammenfassung und Bearbeitung von E-Mails, Dokumenten, Terminen, Aufgaben und Projektinformationen sowie zur Erstellung von Entwürfen eingesetzt werden.

Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die bereits Bestandteil unserer Microsoft-365-Umgebung sind oder für die jeweilige Aufgabenstellung bereitgestellt werden.

Microsoft verarbeitet die Unternehmensdaten im Rahmen der für die geschäftlichen Microsoft-Dienste geltenden Datenschutz- und Vertragsbedingungen. Nach Angaben von Microsoft werden Prompts, Antworten und über Microsoft Graph verwendete Unternehmensdaten nicht zum Training der zugrunde liegenden Basismodelle verwendet.

Soweit einzelne Copilot-Funktionen externe Websuche, Agents oder zusätzliche Dienste anderer Anbieter verwenden, können hierfür abweichende Datenverarbeitungen gelten. Solche Funktionen werden nur eingesetzt, soweit dies für den jeweiligen Zweck angemessen ist.

10. ChatGPT und OpenAI

Zur Unterstützung unserer beruflichen Tätigkeit nutzen wir geschäftliche KI-Dienste von OpenAI, insbesondere ChatGPT Business.

Anbieter für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland.

ChatGPT kann insbesondere zur Recherche, Strukturierung, Zusammenfassung und Auswertung von Informationen, zur Bearbeitung und Erstellung von Texten und Dokumenten sowie zur fachlichen Vorbereitung und Qualitätssicherung eingesetzt werden.

Soweit es für die jeweilige Aufgabe erforderlich ist, können hierbei auch projekt- oder kundenbezogene Informationen verarbeitet werden. Dabei achten wir auf eine dem jeweiligen Zweck angemessene Beschränkung der übermittelten Daten.

OpenAI verarbeitet Geschäftsdaten im Rahmen der für Geschäftskunden geltenden Auftragsverarbeitung. Nach Angaben von OpenAI werden Daten aus ChatGPT Business standardmäßig nicht zum Training oder zur Verbesserung der zugrunde liegenden Modelle verwendet.

OpenAI setzt Unterauftragsverarbeiter ein. Eine Verarbeitung kann dabei auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Soweit erforderlich, erfolgen entsprechende Übermittlungen auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

KI-Systeme werden unterstützend eingesetzt. Entscheidungen oder fachliche Bewertungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung für betroffene Personen werden von uns nicht ausschließlich automatisiert getroffen.

11. Automatisierung mit n8n

Für einzelne interne Arbeitsabläufe und zur technischen Verbindung eingesetzter Systeme können wir die Automatisierungsplattform n8n Cloud der n8n GmbH, Novalisstraße 10, 10115 Berlin, einsetzen.

Hierbei können Daten automatisiert zwischen den jeweils für den Arbeitsablauf erforderlichen Anwendungen übertragen und verarbeitet werden, beispielsweise zwischen Microsoft-365-Diensten und internen Projekt- oder Aufgabenstrukturen.

n8n verarbeitet Kundendaten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Die Cloud-Infrastruktur von n8n wird nach Angaben des Anbieters derzeit innerhalb der Europäischen Union betrieben.

Soweit innerhalb eines Workflows weitere Dienste eingebunden werden, gelten zusätzlich die Datenschutzbedingungen der jeweils eingesetzten Dienste.

12. Buchhaltung und Lexware Office

Für Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Buchhaltung und kaufmännische Vorgänge nutzen wir Lexware Office (vormals lexoffice).

Anbieter ist die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg.

Hierbei werden insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Angebots- und Rechnungsdaten, Zahlungsinformationen sowie buchhalterisch relevante Geschäftsvorgänge verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertragsverhältnisses sowie zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten.

Soweit Lexware Office Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

13. Website und Hosting durch IONOS

Unsere Website wird mit IONOS MyWebsite Now betrieben.

Anbieter ist die IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur.

Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet. Hierzu können insbesondere die angeforderte Seite oder Datei, Referrer, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Gerätetyp, Zeitpunkt des Zugriffs sowie die IP-Adresse gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und technisch fehlerfreien Bereitstellung der Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Datenübertragung zwischen Browser und Website erfolgt verschlüsselt.

IONOS WebAnalytics

IONOS MyWebsite Now verwendet IONOS WebAnalytics zur statistischen Auswertung und technischen Optimierung der Website.

Nach Angaben von IONOS verwendet WebAnalytics hierfür keine Cookies. Die beim Seitenaufruf übermittelte IP-Adresse wird unmittelbar anonymisiert und anschließend ohne Personenbezug verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der statistischen Auswertung, technischen Optimierung und sicheren Bereitstellung unseres Internetangebots gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

14. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular unserer Website kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für gegebenenfalls erforderliche Rückfragen.

Die Verarbeitung erfolgt bei Anfragen zu unseren Leistungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sachgerechten Bearbeitung der Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, wenn sie für die Bearbeitung der Anfrage und eine gegebenenfalls daraus entstandene Geschäftsbeziehung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

15. Website-Übersetzungen

Auf unserer Website ist eine Übersetzungsfunktion von IONOS eingebunden. Diese ermöglicht die automatische Übersetzung sichtbarer Website-Inhalte in andere Sprachen.

Die Übersetzungsfunktion wird erst aktiviert, wenn Sie der Nutzung des entsprechenden Dienstes zustimmen. Hierbei können technische Daten über die Nutzung des Dienstes verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage für die Aktivierung der Übersetzungsfunktion ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit über die Datenschutzeinstellungen der Website mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

16. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn dies zur Durchführung unserer Leistungen erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, eine entsprechende Einwilligung vorliegt oder eine andere datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage gegeben ist.

Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern können insbesondere sein:

• IT-, Hosting-, Software- und Cloud-Dienstleister,
• Microsoft,
• IONOS,
• OpenAI,
• Hottgenroth,
• n8n,
• Lexware Office bzw. Haufe-Lexware,
• BAFA, KfW, dena und sonstige Förderstellen,
• DIBt und zuständige Kontrollstellen,
• Steuerberater und sonstige mit Buchhaltung oder Abrechnung beauftragte Stellen,
• Banken und Zahlungsdienstleister,
• projektbeteiligte Planer, Fachunternehmen, Sachverständige und sonstige Beteiligte,
• Behörden und andere öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung oder Berechtigung zur Übermittlung besteht.

Dienstleister, die personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten, werden entsprechend den gesetzlichen Anforderungen als Auftragsverarbeiter eingesetzt.

17. Datenübermittlung in Drittländer

Bei der Nutzung einzelner IT- und Cloud-Dienste kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb Deutschlands oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen.

Soweit personenbezogene Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

18. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Darüber hinaus speichern wir Daten, soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen oder die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Die Speicherdauer richtet sich insbesondere nach handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten, fachrechtlichen Dokumentationspflichten, den Vorgaben der jeweiligen Förderprogramme und gesetzlichen Verjährungsfristen.

Für Energieausweise gelten zusätzlich die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Aussteller.

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks und Ablauf einschlägiger Aufbewahrungsfristen werden personenbezogene Daten gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage eine weitere Speicherung erlaubt oder erfordert.

19. Bereitstellung von Daten

Bestimmte personenbezogene Daten sind für die Durchführung unserer Leistungen erforderlich.

Bei Förderverfahren, Energieberatungen und Energieausweisen können darüber hinaus bestimmte Angaben aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder der Vorgaben der jeweiligen Förderstelle erforderlich sein.

Ohne die erforderlichen Daten können einzelne Leistungen oder Förderverfahren gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig durchgeführt werden.

20. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

KI- und Automatisierungssysteme können vorbereitend und unterstützend eingesetzt werden. Die Verantwortung für fachliche Bewertungen und Entscheidungen verbleibt bei uns.

21. Rechte betroffener Personen

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen gemäß Art. 21 DSGVO sowie
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten wenden.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98
24103 Kiel
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
Telefon: 0431 988-1200

22. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff und unberechtigter Weitergabe zu schützen.

Dabei berücksichtigen wir insbesondere Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung sowie die mit der Verarbeitung verbundenen Risiken.

23. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich gesetzliche Anforderungen, unsere Leistungen oder die von uns eingesetzten Systeme und Dienste ändern.

Stand: 30. September 2026